Come liberare spazio su Gmail facilmente

Gmail ti avvisa che lo spazio disponibile sta per terminare? Hai cancellato centinaia di messaggi ma lo spazio occupato sembra non diminuire? Oppure ti stai chiedendo come faccio a liberare spazio su Gmail senza rischiare di eliminare email, documenti o fotografie importanti?

È una situazione molto più comune di quanto possa sembrare. Con gli anni accumuliamo messaggi, newsletter, documenti, fotografie, video e soprattutto allegati che spesso dimentichiamo completamente. Il problema è che lo spazio disponibile non appartiene esclusivamente alla posta elettronica: Gmail fa parte dell’ecosistema Google e la capacità dell’account viene utilizzata anche da altri servizi.

Per capire realmente come liberare lo spazio su Gmail, quindi, non basta cancellare qualche vecchia email. Conviene individuare prima che cosa sta consumando memoria e intervenire in maniera selettiva. In questa guida vedremo come farlo dal computer e come liberare spazio su Gmail da cellulare, cercando di recuperare spazio senza cancellare indiscriminatamente contenuti che potrebbero servirci.

Indice

• Perché lo spazio di Gmail si riempie
• Prima di cancellare le email, controlla cosa occupa spazio
• Come liberare lo spazio su Gmail eliminando le email pesanti
• Cerca le vecchie email che non servono più
• Newsletter e messaggi promozionali possono essere eliminati
• Attenzione al Cestino di Gmail
• Come liberare spazio su Gmail da cellulare
• Non dimenticare Google Drive
• Controlla anche Google Foto
• Come liberare lo spazio di archiviazione su Gmail senza fare danni
• Google One: quando eliminare file non basta
• Ogni quanto conviene pulire Gmail

Perché lo spazio di Gmail si riempie

Un normale Account Google mette a disposizione fino a 15 GB gratuiti. Il dettaglio fondamentale è che questi 15 GB non sono necessariamente riservati a Gmail.

Lo spazio di archiviazione viene condiviso principalmente tra Gmail, Google Drive e Google Foto. Possono inoltre incidere altri dati associati all’account, come determinati backup.

Questo significa che potresti avere una casella di posta relativamente ordinata e ritrovarti comunque vicino al limite perché, per esempio, hai molti video salvati su Google Foto oppure file particolarmente pesanti su Google Drive.

Quando si cerca di capire come liberare lo spazio di archiviazione su Gmail, il primo errore da evitare è quindi concentrarsi esclusivamente sulla Posta in arrivo.

Bisogna ragionare sull’intero Account Google.

Prima di cancellare le email, controlla cosa occupa spazio

La prima operazione che consiglio è controllare la distribuzione dello spazio di archiviazione. Attraverso Gestione archiviazione dell’Account Google puoi vedere quanto spazio viene utilizzato dai diversi servizi.

Questo controllo apparentemente banale può farti risparmiare parecchio tempo.

Immagina, per esempio, di avere occupati quasi tutti i tuoi 15 GB. Potresti trascorrere un’ora eliminando vecchie newsletter da Gmail per poi scoprire che la posta elettronica occupava soltanto 2 GB, mentre la maggior parte dello spazio era utilizzata da fotografie e video.

La Gestione archiviazione permette invece di capire subito dove si trova il problema e di concentrarsi sui contenuti che hanno un impatto reale.

È anche il metodo più razionale per libera spazio senza trasformare la pulizia della propria casella di posta in una lunga eliminazione casuale.

Come liberare lo spazio su Gmail eliminando le email pesanti

Non tutte le email hanno lo stesso peso.

Un semplice messaggio di testo occupa pochissimo spazio. Una conversazione contenente fotografie, PDF, presentazioni, video o archivi compressi può invece essere molto più pesante.

Per questo motivo Gmail mette a disposizione degli operatori di ricerca estremamente utili.

Per esempio, nella barra di ricerca di Gmail puoi digitare:

has:attachment larger:10M

In questo modo puoi individuare i messaggi contenenti allegati superiori a 10 MB.

Non significa naturalmente che vadano cancellati tutti. Il vantaggio è poter esaminare immediatamente le email potenzialmente più pesanti.

Potresti trovare una vecchia presentazione ricevuta cinque anni fa, un video inviato da un collega, fotografie già salvate altrove oppure documenti duplicati che non hanno più alcuna utilità.

Se vuoi sapere come liberare lo spazio su Gmail rapidamente, partire dai messaggi più grandi è quasi sempre più efficace rispetto alla cancellazione di migliaia di piccole email.

Cerca le vecchie email che non servono più

Un’altra strategia consiste nell’individuare i messaggi molto vecchi.

Una casella Gmail utilizzata da dieci o quindici anni può contenere un’enorme quantità di comunicazioni che hanno perso completamente la loro utilità: conferme di registrazione, notifiche, newsletter, promozioni scadute, avvisi automatici e comunicazioni provenienti da servizi che magari non utilizziamo più.

In questo caso conviene procedere per categorie.

Prima di cancellare grandi quantità di messaggi, però, controlla sempre mittente e contenuto. Una vecchia email può contenere una fattura, una ricevuta, un contratto, una password di recupero, una comunicazione professionale o un documento importante.

La parola d’ordine deve essere selezione, non cancellazione indiscriminata.

Newsletter e messaggi promozionali possono essere eliminati

Un’altra fonte di accumulo è rappresentata dalle newsletter.

Una singola newsletter pesa poco, ma riceverne cinque o dieci ogni giorno per anni significa accumulare migliaia di messaggi.

Puoi cercare i messaggi provenienti da un determinato mittente e decidere di eliminare quelli che non hanno più alcuna utilità. Se una newsletter continua ad arrivare ma non la leggi da mesi, valuta anche di annullare l’iscrizione.

In questo modo non stai soltanto recuperando memoria oggi: stai riducendo la velocità con cui la casella tornerà a riempirsi.

Attenzione al Cestino di Gmail

Hai eliminato moltissime email ma lo spazio disponibile non è aumentato come speravi?

Controlla il Cestino.

Spostare un messaggio nel Cestino non equivale necessariamente a recuperare immediatamente lo spazio che occupava. Se vuoi effettuare una pulizia immediata, dopo aver verificato attentamente di non avere cancellato qualcosa di importante, puoi svuotare il Cestino.

Lo stesso ragionamento vale per altre aree dell’ecosistema Google.

Dopo una pulizia consistente, inoltre, l’indicatore dello spazio disponibile potrebbe richiedere un po’ di tempo per aggiornarsi. Non preoccuparti quindi se il nuovo valore non appare istantaneamente.

Come liberare spazio su Gmail da cellulare

Vediamo adesso come liberare spazio su Gmail da cellulare, perché ormai moltissime persone utilizzano la posta elettronica quasi esclusivamente attraverso smartphone.

Dal dispositivo mobile puoi aprire Gmail, Google Drive oppure Google Foto e accedere alla funzione per gestire o libera spazio. Verrai indirizzato alla Gestione archiviazione dell’Account Google.

Da qui puoi controllare quanto spazio viene utilizzato dai diversi servizi e scegliere quali elementi esaminare.

La logica è la stessa che abbiamo visto per il computer: non cancellare alla cieca, ma partire dai contenuti che incidono maggiormente sullo spazio complessivo.

È particolarmente importante quando utilizzi molto Google Foto. Smartphone moderni e fotocamere producono immagini e soprattutto video di dimensioni considerevoli. Pochi video ad alta risoluzione possono occupare molto più spazio di migliaia di semplici messaggi email.

Non dimenticare Google Drive

Se hai cancellato molte email ma continui ad avere poco spazio disponibile, controlla Google Drive.

Nel corso degli anni possiamo accumulare PDF, video, archivi ZIP, presentazioni, file condivisi e copie di documenti che non ricordiamo neppure di avere conservato.

Anche in questo caso conviene concentrarsi sui file di maggiori dimensioni.

Un archivio da 1 GB che non serve più rappresenta un’opportunità di recupero molto più significativa rispetto alla cancellazione manuale di centinaia di piccole email.

Prima di eliminare un documento, però, chiediti sempre se esiste una copia altrove e se potrebbe servirti in futuro. Quando si tratta di documenti professionali, fiscali o personali importanti, la prudenza deve venire prima della necessità di recuperare qualche megabyte.

Controlla anche Google Foto

Google Foto merita un controllo specifico perché fotografie e soprattutto video possono essere responsabili di una parte considerevole dello spazio occupato.

Se utilizzi il backup automatico dello smartphone, potresti aver accumulato negli anni migliaia di immagini, screenshot e filmati.

Inizia dai video più grandi, dagli screenshot inutili, dalle fotografie palesemente sbagliate e dai contenuti che hai già archiviato in sicurezza altrove.

Anche qui vale una regola fondamentale: prima di eliminare fotografie importanti, verifica sempre di possederne una copia sicura.

Liberare spazio non deve mai trasformarsi nella perdita definitiva dei ricordi personali.

Come liberare lo spazio di archiviazione su Gmail senza fare danni

A questo punto dovrebbe essere chiaro che come liberare lo spazio di archiviazione su Gmail non significa semplicemente premere il pulsante “Elimina”.

Un metodo efficace può essere organizzato in questo ordine:

1. controllare quanto spazio occupano Gmail, Drive e Foto;
2. individuare email e file più pesanti;
3. eliminare newsletter e messaggi realmente inutili;
4. controllare Google Drive;
5. verificare fotografie e video presenti in Google Foto;
6. controllare e svuotare i cestini dopo essersi assicurati che non contengano elementi importanti.

Seguendo quest’ordine si ottiene generalmente un risultato migliore rispetto a una pulizia casuale.

Soprattutto, puoi capire quali abitudini stanno facendo crescere maggiormente lo spazio di archiviazione e correggerle.

Google One: quando eliminare file non basta

Arriva però un momento in cui continuare a cancellare contenuti non è necessariamente la soluzione migliore.

Se utilizzi Gmail, Drive e Foto quotidianamente per lavoro o conservi legittimamente molti contenuti, potrebbe essere sensato valutare Google One, il servizio attraverso il quale Google offre anche piani con capacità di archiviazione superiore rispetto allo spazio gratuito dell’account.

La distinzione è importante: acquistare spazio aggiuntivo non dovrebbe essere la prima risposta a una casella piena di materiale inutile.

Prima conviene fare pulizia.

Se però dopo aver eliminato duplicati, vecchi allegati, newsletter e file superflui continui ad avere bisogno di molto spazio, l’aumento della capacità può essere più pratico che cancellare continuamente documenti che vuoi realmente conservare.

Ogni quanto conviene pulire Gmail

Non aspettare che compaia l’avviso di memoria quasi esaurita.

Una piccola verifica periodica è molto più semplice di una gigantesca pulizia effettuata una volta ogni cinque anni.

Puoi controllare ogni due o tre mesi le email più pesanti, eliminare le newsletter inutili e dare uno sguardo a Drive e Foto. Bastano spesso pochi minuti.

Pensa alla gestione della posta come alla manutenzione di un archivio: se sistemi periodicamente ciò che entra, difficilmente ti troverai davanti a migliaia di elementi da controllare tutti insieme.

This post is also available in: